В Казахстане делопроизводство в государственных организациях, включая КГУ «Специальная школа-интернат №3», регулируется законодательством о языках, которое устанавливает государственный язык (казахский) как язык, обязательный для использования.
Делопроизводство в Школе ведется в соответствии со следующими основными нормативными правовыми актами:
- Конституция Республики Казахстан, закрепляющая статус казахского языка как государственного.
- Закон Республики Казахстан «О языках в Республике Казахстан», который обязывает государственные органы и организации вести делопроизводство на государственном языке.
- Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденные уполномоченным органом.
- Устав Школы и другие внутренние нормативные акты, регламентирующие порядок ведения документации.
Организация делопроизводства
- Основной язык: Все исходящие и внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки, акты, планы, отчеты, номенклатура дел и т.д.) составляются и оформляются на государственном языке.
- Язык ответа: Ответы на обращения физических и юридических лиц, поступившие на казахском языке, даются на казахском языке.
- Двуязычное оформление: В случаях, предусмотренных законом, или при необходимости обеспечения всеобщей доступности информации, документы могут оформляться на казахском и русском языках (на двусторонних бланках или с параллельным переводом). Бланки документов (приказов, писем) в обязательном порядке содержат реквизиты на двух языках.
Контроль и ответственность
- Ответственное лицо: За ведение делопроизводства и его соответствие требованиям законодательства о языках отвечает секретарь-делопроизводитель.
- Контроль: Руководитель школы-интерната осуществляет общий контроль за соблюдением языковых норм в делопроизводстве.
Внутренний контроль за ведением делопроизводства на государственном языке
Внутренний контроль в КГУ «Специальная школа-интернат №3» направлен на обеспечение точного и полного соблюдения норм законодательства о языках в процессе создания, регистрации, исполнения и хранения документов.
Контроль осуществляется на нескольких уровнях:
1. Уровень Секретаря / Делопроизводителя
Сотрудник, ответственный за делопроизводство (секретарь), осуществляет оперативный (предварительный и текущий) контроль:
Проверка перед регистрацией (Визирование):
Проверка наличия и правильности оформления всех обязательных реквизитов документа на государственном языке.
Контроль за соответствием языковых норм и стиля государственного языка.
Проверка использования утвержденных двуязычных бланков для исходящих документов.
Контроль входящей корреспонденции:
Соблюдение требования давать ответ на государственном языке, если обращение поступило на государственном языке.
Использование терминологии:
Соблюдение утвержденной и стандартизированной терминологии на казахском языке, особенно в специальных (педагогических, финансовых) документах.
2.Уровень Руководства (Администрации)
Руководитель и Заместители руководителя осуществляют общий и выборочный контроль за соблюдением языковых норм:
- Контроль при подписании: Руководитель перед подписанием документов (приказов, договоров, исходящих писем) проверяет их оформление, включая языковое соответствие (наличие государственного языка, его приоритет, правильность перевода, если он есть).
- Периодические проверки: Включение вопросов о ведении делопроизводства на государственном языке в повестку дня производственных совещаний или заседаний методического совета.
Вывод:
Делопроизводство в КГУ «Специальная школа-интернат №3» ведется в соответствии с требованиями законодательства Республики Казахстан, преимущественно на государственном языке (казахском), с возможностью применения русского языка в случаях, установленных законом и обеспечивающих эффективность работы и коммуникации.